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ワークフローを電子化

男女

作業工数が減る

一般的に言われるワークフローとは、業務の流れを図式化したものを指します。ワークフローシステムは、ワークフローを電子化することで、業務負担を削減することを目的として作られた機能です。企業内の業務の多くは、書類のやり取りが大部分を占めます。このやり取りを紙の書類で行えば、結構な時間を要します。決済や承認を求める場合、責任者が不在という場合も多々あります。そのような場合、責任者が戻るまで、決済、承認はお預けとなります。しかし、ワークフローシステムを導入すれば、責任者不在の状態はなくなります。出張中や移動中であっても、承認作業が確実にできるので、業務がスピーディーに進められます。そして、このワークフローシステムを利用することで、ペーパーレス化も推進できます。紙ベースで書類を管理する場合、印刷、ファイリング、保管に手間と時間がかかります。それがなくなることで、作業工数が減り、紙代も掛からなくなります。紙ベースの書類がなくなることは、煩雑な作業も減ることになります。紙のファイルは、過去の記録を検索するのに結構な時間を要しますが、ワークフローシステムの中に文書を保存しておけば、1分もかからずに件の文書を探し出せます。さらに、古い書類の廃棄の手間も不要となります。何もかもが良い事尽くめと思われるワークフローシステムですが、相手がコンピューターであるからには、日頃のバックアップも重要です。急なシステムダウンには、十分対処しておくことです。