Menu

ワークフローの電子化の際

パソコン

もしもの時は

ワークフローシステムは、業務の流れを電子化して、社内工数の削減を目的としています。ワークフローシステムを導入することで、これまで時間が掛かっていた書類のやり取りが即日で可能となりまり、決済や承認、指示などの作業が、よりスピーディーに進行します。また、ワークフローシステムは、ペーパーレス化にも寄与しています。毎日のように発行される報告書などもデータ化できるので、書類が社内に溜まることはありません。紙の書類がなくなれば、ファイル、保管の手間もなく、社員の業務負担を大幅に軽減できます。しかし、一方で未だに紙ベースが必要な書類も数多くあります。顧客に対する領収書、納品書などはその一例です。しかし、これらの社内向け書類についても電子化されるのは時間の問題です。クレジットカードの明細や請求額については、殆どが電子化の流れに乗っています。近い将来、領収書や納品書についても電子化される日が来る筈です。ただ、ここで気を付けなくてはならないことは、データのバックアップを取ることです。コンピュータ内の処理だけで進められる業務は、サーバーダウンが命取りになることがあります。急な停電の時は、予備電源に繋げるようにすることも重要ですが、サーバーの拠点を複数にする工夫も大切です。もしもの時は、速やかにデータ復旧ができる下地を作っておくことは必須条件と言えます。ワークフローシステムを導入するに当たって、その脆弱性についても知っておくことです。